Satınalmada əsas fəaliyyət göstəriciləri (KPI)

"Ölçə bilmirsənsə təkmilləşdirə bilməzsən"

Bu prinsip fəaliyyətin qiymətləndirilməsi üçün təməl qayda hesab olunur. Satınalma da bu prinsipdən istisna deyil. Bəs satınalmada əsas fəaliyyət göstəriciləri (key performance indicators) hansılardır? Kissflow saytına görə 11 əsas göstərici və onların ölçülmə qaydaları aşağıdakılardır:

1. Qaydalara uyğunluq nisbəti (Compliance rate) - Müqavilə şərtlərinə, daxili siyasət və prosedurlara uyğun icra

   1. Mübahisəli hesab-fakturaların ümumi hesab-fakturalara nisbəti

   2. Təklif edilən qiymətlə ödəniş arasındakı fərq

2. Təchizatçının qüsur nisbəti (Supplier defect rate) - Təchizatçının fərdi keyfiyyəti

   1. Təchizatçı tərəfindən təchiz edilən keyfiyyətsiz malların test edilən ümumi mallara nisbəti

3. Sifariş tapşırığı və hesab-faktura dəqiqliyi (PO and invoice accuracy) - Tələbə olunan şərtlərdə və müddətdə icra

   1. Müəyyən edilmiş xidmət hədəflərindən sapma nisbəti

   2. Müəyyən müddət ərzində sifariş tapşırıqlarının yanlış çatdırılma nisbəti

4. Fövqəladə alış nisbəti (Rate of emergency purchases) - Təcili ehtiyacı ödəmək üçün planlanmamış sifarişlər (aşağı olmalıdır)

   1. Müəyyən müddət ərzində fövqəladə sifarişlərin ümumi sifarişlərə nisbəti

5. Təchizatçının icra müddəti (Supplier lead time) - Təchizatçının sifarişi alması ilə malın çatdırılması arasındakı müddət

   1. Malın çatdırılma tarixi - sifarişin qəbul edilmə tarixi

6. Sifariş tapşırığının icra müddəti (Purchase Order cycle time) - Sifariş tələbinin qəbul edilməsi ilə sifarişin verilməsi arasındakı müddət

7. Təchizatçının əlçatanlığı (Vendor availability) - Fövqəladə sifarişlərə hazırlıqlılıq

   1. İcra edilmiş sifarişlərin ümumi sifarişlərə nisbəti

8. Hər hesab-faktura və sifariş tapşırığının xərci (Cost per invoice and PO)

   1. Sifarişin icraçına cəlb edilən şəxslərin sərf etdiyi müddət * həmin şəxslərin saat qiyməti

9. İdarə edilən xərcləmələr (Spend under management) -

   1. Təsdiq edilmiş xərcləmələr - qaydadan kənar (maverick) xərcləmələr (az olmalıdır)

10. Satınalmanın investisiya gəlirliliyi və faydaları (Procurement ROI and benefits)

    1. İllik xərclərə qənaət / illik satınalma xərci

11. Qiymətlərin rəqabətcilliyi (Price Competitiveness)

    1. ödənilən qiymətlər / bazar qiymətləri

Bu meyarlar əsasən satınalma funksiyasının fəaliyyətini qiymətləndirir, lakin bu meyarların hamısı bütün təşkilatlarda eyni dərəcədə tətbiq olunmaya bilər.

Gələk bu meyarların bir də satınalma mütəxəssislərinə tətbiq olunan formalarına. Əvvəlcə onu qeyd edim ki, diqqət etdinizsə hal-hazırda yerli bazarda satınalmada tətbiq olunan və ya ən çox gözlənilən XƏRCLƏRƏ QƏNAƏT birbaşa olaraq bu meyarlar arasında qeyd edilməyib, heç qeyd edilməyi də doğru deyil. Xərclərə qənaət meyarı üzrə effektiv nəticə əldə etmək üçün satın alınan mallar, xidmətlər və işlərin ehtimal qiyməti düzgün metodika ilə hazırlanmalıdır ancaq reallıqda bu düzgün tətbiq olunmadığına görə bu meyardan da istifadə istənilən nəticəni verə bilməz. Digər tərəfdən vacib məqam lap bu ehtimal düzgün və ədalətli hesablanmış olsa belə (ki ehtimalı azdır) bu meyar üzrə yüksək nəticə göstərmiş mütəxəssisin müvafiq qiymətləndirməsi lazımdır. Məsələn deyək ki, illik ehtimal qiyməti 100 min AZN hesablanmış 40 satınalma üzrə satınalma mütəxəssisi 20 min AZN qənaət edir. Bu halda təşkilatlar dəhşət yaxşı halda 50% məbləği verə bilər satınalmaçıya amma realda bu da olmur maksimum 10% yəni 2 min manat bonus verirlər. Belə olan halda hansı satınalmaçı o qənaəti eləməyə maraqlı olar ki?! Əsla! Elə "otkat" da belə hallardan yaranmağa başlayır. Satınalmaçı görür endirim aldığı məbləğdən buna heç nə düşmür, "insaflı" satınalmaçı başlayır ehtimalı 10 min manat olan şeyi 8 min manata ala biləcəyi halda podratçıdan 9500 rəsmi qiymət alıb 1500 manatı "soğan olsun nağd olsun" prinsipi ilə özünə götürməyə. İnsafsız satınalmaçı 10 min ehtimal olan şeyi 9 minə ala biləcəyi halda 11 min göstərib 2 min "qabağa düşür". Belə struktur idarəetmə olan yerdə heç bir KPİ işləyə bilməz. Bunu etməyib verilən maaşla işləməyə davam edən işçinin isə heç bir motivasiyası olmadığı üçün işlədiyi şirkəti ciddi şəkildə, sözün əsl mənasında qabağa salacağı halda özünə əziyyət verib buna getmir, danışıqlar aparmır, nə qiymət verirlər onu qəbul edib davam edir.

Bu barədə "İş yerinə bizi nə bağlayır" məqaləsində LinkedIn'də yazmışam. Qısacası xüsusilə satınalma mütəxəssisinin pula ən yaxın işçi olduğunu nəzərə alsaq 1000-1500 manat maaş verib yüz minlərlə vəsaitin idarə olunmasını tapşırmaq qəti doğru deyil. Normal, özünə hörmət edən satınalmaçı adətən buna getmir normal maaş və bonus tələb edir. Buna gedənlər də az deyil amma təbii ki, gələcək otkat gözləntisi ilə. Buna gedən işəgötürənlərin isə bir neçə motivi ola bilər:

1) rəhbərliyi ucuz işçi alıb aldadaraq idarəni qabağa saldığını göstərmək məqsədilə;

2) təcrübəsizlikdən-bacarıqsızlıqdan;

3) özü də belə işlədiyi halda;

4) işçini əfəl hesab etdiyindən.

"Qənaət edilmiş qəpik qazanılmış qəpikdir" (a penny saved is a penny earned)

Əlqərəz satınalmaçının elədiyi qənaətlə ciddi şəkildə qabağa düşmək də olar, yerində saymaq da, dala düşmək də. Düzgün işini bilən satınalmaçıya lazımi dəyər verib qabağa düşənlərdən olun, "yaxın adam yəqin fırıldaq eləməz" yalanına özünüzü inandırıb işini bilməyən adamları satınalmaya gətirib dala düşməyin, nəzərə alın ki, bütün mübahisələr/münaqişələr bir-birinə ən çox güvənən insanlar arasında olur...